תארו בעיה שאפשר לאמת
רשמו מספר הזמנה, קוד רהיט, כמות, מיקום ותאריך גילוי. צלמו תמונה כללית ותקריב והוסיפו מדידה כשמדובר במיקום או במידה. קשרו לשרטוט או לדוגמה המאושרים. תיאור כמו ״חורי הידית שונים מגרסה C״ מועיל יותר מ״הארון לא נכון״. שמרו תוויות ואריזה כאשר הן יכולות להסביר נזק בהובלה.
הפרידו סיבה, חומרה ותגובה מיידית
עצם קיומו של פגם אינו מוכיח מה גרם לו. ייתכן צורך לבדוק ייצור, אריזה, הובלה, אחסון והתקנה. בודדו פריט שעלול להיות מסוכן ופנו לאיש מקצוע מתאים. בפגם אסתטי הסכימו על תנאי הצפייה והדוגמה להשוואה. מועד פתיחה דחוף אינו צריך להפוך פתרון זמני לא מתועד לקבלה סופית.
השוו פתרונות אפשריים
אפשר לספק חלק חסר, לבצע תיקון מקומי מאושר, לתקן במפעל או להחליף. השוו תוצאה, זמן, הובלה, עבודה ואחריות לתשלום. קבלו אישור כתוב לפני תיקון מקומי ובררו את השפעתו על האחריות הרלוונטית. החלפה מאצווה חדשה עשויה לדרוש אישור גימור נוסף בשל הבדל מהייצור המקורי.
סגרו כל נושא עם ראיות
לכל נושא הגדירו מצב, אחראי ותאריך מעקב. רשמו מה בוצע, כמה יחידות נבדקו ומי קיבל את התוצאה. הפרידו פריטים פתוחים מאלה שאושרו למשלוח או לשימוש. כך הודעה כללית כמו ״הכול תוקן״ לא מסתירה בעיה שנותרה, וקל יותר לעקוב אחרי פנייה בהמשך.
רשימת בדיקה לפרויקט
מה להכין
- קודים, כמויות והפניות מאושרות.
- תמונות מתוארכות, מדידות וראיות מהאריזה.
- הצעה כתובה עם מחיר ומועד.
- תיעוד קבלה וחריגות פתוחות.
שאלה שימושית
האם לתקן מיד רהיט שניזוק במשלוח?
תחילה תעדו ופנו לגורמים האחראים לפי הנוהל שסוכם. לפעמים נדרשת פעולה דחופה למניעת פגיעה או נזק נוסף. תיקון שאינו דחוף צריך בדרך כלל להמתין להסכמה כתובה על שיטה ואחריות. שמרו קבלות ותמונות לפני ואחרי.